Cualquier Persona Servidora Pública del Instituto que cuente con su e.firma vigente podrá hacer uso de la Firma Electrónica Avanzada para la suscripción de Documentos Electrónicos en formato PDF a través de los procesos o herramientas que la soporten.

Podrá hacerse uso de la Firma Electrónica Avanzada para la suscripción de oficios, notas, actas, circulares, así como de cualquier otro tipo de Documento en formato PDF que emitan las Personas Servidoras Públicas del Instituto. Así mismo, el INEGI cuenta técnicamente con los elementos para la emisión de documentos a externos, es decir, aquellos que se emiten para Instituciones, organismos y en general, entidades externas.

Cuando un documento requiera llevar más de una firma, preferentemente todas las firmas deberán ser del mismo tipo de esquema, ya sea Firma Electrónica Avanzada o firma autógrafa. En caso de que se trate de un Documento PDF, solo las Firmas Electrónicas Avanzadas serán consideradas como válidas. En caso de una representación física del documento, la Firma Electrónica Avanzada carecerá de validez.

La herramienta Firmadoc es una aplicación informática del INEGI que nos permitirá suscribir Documentos Electrónicos PDF con nuestra Firma Electrónica Avanzada. Igualmente, con Firmadoc podremos verificar la validez de los Documentos Electrónicos que recibamos con Firma Electrónica Avanzada de otras Personas Firmantes.

A fin de poder utilizar la herramienta Firmadoc se requiere contar con los archivos de la e.firma otorgada por el SAT ya que, en su configuración, Firmadoc nos pedirá los archivos .cer y .key. Además, se requiere contar con un sistema operativo Windows.

La CGI implementó un micrositio en Internet relacionado con la Firma Electrónica Avanzada donde se puede descargar la herramienta Firmadoc. Así mismo, el micrositio contiene los tutoriales necesarios para la instalación y uso de la herramienta.

La versión de la herramienta Firmadoc que se podrá descargar del micrositio es la 3.0, si se cuenta con documentos firmados con la versión 2.0 de esta herramienta, será posible visualizar el estatus de estos últimos documentos, es decir, existe compatibilidad entre ambas versiones.

A partir de la versión 3.0 de la herramienta Firmadoc, es posible seleccionar la opción deseada de firmado que necesitemos utilizar, a saber: “Firma Unitaria” y “Firma Múltiple”, conforme a su respectiva finalidad:

• Firma Unitaria: Es el tipo de firmado donde solo una Persona Firmante necesita suscribir un Documento Electrónico.
• Firma Múltiple: Es el tipo de firmado donde varias personas necesitan suscribir el mismo Documento Electrónico. A su vez, esta opción cuenta con la funcionalidad de seleccionar entre dos tipos de flujo: “Flujo Jerárquico” y “Flujo Heterárquico”.

Cuando establecemos un flujo jerárquico para el firmado múltiple de un Documento Electrónico, significa que las firmas involucradas deberán aplicarse en un orden o secuencia obligatoria y solo hasta que llegue nuestro turno podremos aplicar nuestra Firma Electrónica Avanzada, ya que es necesario que otra u otras Personas Firmantes, y según el orden indicado, incorporen antes la suya.

Cuando establecemos un flujo heterárquico para el firmado múltiple de un Documento Electrónico, significa que las firmas involucradas pueden aplicarse en cualquier orden, es decir, no es necesario esperar a que las otras Personas Firmantes incorporen su Firma Electrónica Avanzada para hacerlo nosotros.

Sí, considerando las características de seguridad para el proceso de firmado con Firmadoc:

• Verifica que los Certificados Digitales de las Personas Firmantes al momento de aplicar la firma estén vigentes, ya que por ley su vigencia o validez es de 4 años a partir del momento de su emisión, en este caso por el SAT. En caso de querer aplicarse una firma con certificados vencidos, Firmadoc la rechaza.
• Verifica que los Certificados Digitales no hayan sido revocados (cancelados) ante el SAT por la Persona Firmante. En caso de querer aplicarse una firma con certificados revocados, Firmadoc la rechaza.
• Valida que las personas Firmantes no hayan causado baja del Instituto al momento de querer aplicar la firma. Si detecta la firma de un empleado que ha causado baja del Instituto, despliega una alerta indicando que no fue posible aplicar la Firma Electrónica Avanzada.
• Los documentos con firma electrónica múltiple estarán alojados en un espacio temporal de la infraestructura del Instituto al que tendrán acceso todas las Personas Firmantes mientras aplican su Firma Electrónica Avanzada. La herramienta almacenará temporalmente el Documento Electrónico hasta que reciba todas las firmas; sin embargo, a partir de que reciba la última firma, solo lo conservará por un período de 7 días naturales. Pasado este plazo, el documento se eliminará. Al finalizar el flujo de todas las firmas, solo el creador del flujo recibirá por correo electrónico la versión firmada del documento.
• Mientras el Documento Electrónico no contenga todas las firmas definidas en el flujo, el archivo PDF mostrará la leyenda “DOCUMENTO SIN VALIDEZ” en marca de agua. Al completarse todas las firmas, la marca de agua desaparecerá.

Para activar estas medidas de seguridad, es requisito que el equipo se encuentre conectado a la red INEGI o Internet.

Respecto a la vigencia y revocación de los certificados Digitales de la e.firma, se puede consultar en el sitio del SAT.